Sofern Sie bereits mit dem Dialog Dienstplanung in biduum arbeiten, werden Sie sich nur an wenigen Stellen umgewöhnen müssen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen die wichtigsten Änderungen vorstellen, damit Sie sich im neuen Dialog schnell zurechtfinden und außerdem die neuen Funktionen nutzen können.

Zusammenfassung der wichtigsten Änderungen

1. Kontenspalten: Neue Darstellung

2. Spalte Mitarbeiter 

   1. Mitarbeiter im Dienstplan gruppieren

   2. Nach Mitarbeitern im Dienstplan suchen

   3. Mitarbeiter im Dienstplan nach Kontenständen sortieren

3. Toolbar

   1. Vergrößerung und Verkleinerung der Kacheln im Dienstplan

   2. Blättern im Dienstplan

4. Neues Kontextmenü für die Zellen des Dienstplans

   1. Dienste eintragen

   2. Abwesenheiten eintragen

5. Überarbeitete Besetzungsanzeige  

6. Entfallene Funktionen

7. Fehlende / Unvollständige Funktionen

Kontenspalten: Neue Darstellung

Bisher war die Anzeige der Kontenstände in der Textzeile der Mitarbeiterspalte integriert. Sofern Sie die Salden der eingeblendeten Konten sämtlicher Mitarbeiter sehen wollten, mussten Sie die Breite der Mitarbeiterspalte entsprechend vergrößern.

In der neuen Darstellung werden die Konten als eigene Spalten dargestellt, wodurch sich der Platzbedarf erhöht, Sie aber die Konten auf einem Blick überschauen können. Die Kontenspalten werden außerdem – analog zur Spalte Mitarbeiter – in der Tabelle fixiert. Dadurch bleiben sie sichtbar, wenn Sie sich im Dienstplan über die Bildlaufleiste nach rechts scrollen.

Um Platz zu sparen und mehr Tage des Dienstplans zu sehen, können Sie über den Schalter  neben dem Zahnrad die Konten bis auf die erste linke Spalte einklappen und über den Schalter wieder ausklappen.  
Über den Schalter  können Sie die sichtbaren Kontenspalten einstellen. Bei Klick auf das Zahnrad öffnet sich das Kontextmenü Anzeige Konten.

Die angezeigten Konten wählen Sie wie bisher aus, indem Sie die entsprechenden Kästchen ankreuzen. Neu hinzugekommen ist die Zeile Summen Konten, die Sie unterhalb der Konten ein- und ausblenden können. In dieser Zeile wird die Summe der Kontenstände für angezeigte Mitarbeiter als Planungshilfe berechnet.

Spalte Mitarbeiter

Beginnen wollen wir mit kleineren Anpassungen in der Spalte Mitarbeiter, die sich ganz links im Dialog befindet. Die Zelle Mitarbeiter oben links haben wir um die Funktionen Suchen und Gruppieren erweitert. Diese neuen Funktionen stellen wir ausführlich in den folgenden Abschnitten vor.

Zusätzlich können Sie die Spalte über die den Schaltereinklappen und über den Schalter wieder ausklappen. Durch das Einklappen sparen Sie Platz, sehen allerdings nur nach das Namenskürzel oder das Profilbild des Mitarbeiters.

In den Dialog Mitarbeiter bearbeiten gelangen Sie nun, indem Sie auf das Profilbild des Mitarbeiters klicken. Bisher war diese Funktion im Kontextmenü des Mitarbeiters zu finden. 

Mitarbeiter im Dienstplan gruppieren

Um eine größere Anzahl von Mitarbeitern im Dienstplan übersichtlich darzustellen und Mitarbeiter schneller zu finden, können Sie Mitarbeiter in biduum nach einem ausgewählten Kriterium gruppieren.

Um das Kontextmenü zu öffnen, klicken Sie auf den Schalter , der sich in der oberen linken Zelle Mitarbeiter der Tabelle befindet.

Im Kontextmenü können Sie in Gruppieren nach ein Kriterium wählen (Feld aus den Personaldaten), nach dem die Mitarbeiter eingeordnet werden. Außerdem können Sie für das gewählte Kriterium als Sortierordnung absteigend oder aufsteigend festlegen.

Durch die Gruppierung werden Mitarbeiter, die laut Personaldaten für das gewählte Feld den gleichen Wert haben (z. B. bei WAZ 40h00), in einer Gruppe zusammengefasst. Zusätzlich kann für jede Gruppe die Zeile Summen Konten eingeblendet werden (mehr dazu im Abschnitt weiter oben).

Über die Schalter und , die sich in der Mitarbeiterspalte auf der linken Seite der Tabelle befinden, können Sie einzelne Gruppen zuklappen bzw. aufklappen.
Sofern Sie auf den Schalter  in der Zelle Mitarbeiter oben links in der Tabelle klicken, werden alle Gruppen zugeklappt. Mit dem Schalter  in der Zelle Mitarbeiter können Sie anschließend wieder alle Gruppen ausklappen.

Im Vergleich zur Gruppierung nach WAZ ergibt sich ein anderes Verhalten, wenn Sie die Mitarbeiter nach Einsatzmöglichkeiten oder Mitarbeitergruppe gruppieren. In diesem Fall erscheint ein Mitarbeiter mehrfach als Zeile im Dienstplan, wenn er laut Mitarbeiterdaten mehrere Einsatzmöglichkeiten besitzt bzw. Mitarbeitergruppen zugeordnet ist. In unserem Beispiel ist Bernd Balloon zugleich Fußballer und Handballer. Er taucht somit in beiden Gruppen auf.

Nach Mitarbeitern im Dienstplan suchen

Gerade bei einer größeren Anzahl von Mitarbeitern in einem Arbeitsbereich ist es nützlich, Mitarbeiter in biduum über die Texteingabe zu suchen.

Diese Suche ist über die Felder Name und Vorname möglich. Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden. Gibt es eine Übereinstimmung der Zeichenfolge am Anfang oder auch innerhalb des Wortes, so gilt dieses als "Treffer".

Die Zeilen der gefundenen Mitarbeiter werden im Dienstplan hervorgehoben.

Gehen Sie zum Suchen nach Mitarbeitern wie folgt vor:

1.  Klicken Sie auf den Schalter mit der Lupe , der sich in der Zelle Mitarbeiter oben links in der Tabelle befindet.
   => Die Anwendung öffnet das Textfeld Mitarbeiter suchen.

2. Geben Sie einen Suchtext ein. 
   => Während der Eingabe von Buchstaben werden die Mitarbeiter, für die eine Übereinstimmung gefunden wird, im Dienstplan hervorgehoben. Unterbrechen Sie die Eingabe, scrollt biduum automatisch zum ersten Treffer in der Tabelle.

3. Verlassen Sie den Suchen-Modus, indem Sie auf das Kreuz in Mitarbeiter suchen klicken.
   => Das Textfeld verschwindet und es wird wieder die Zelle Mitarbeiter mit allen Funktionen angezeigt.

Mitarbeiter im Dienstplan nach Kontenständen sortieren

Wie bisher können Sie die Mitarbeiter im Dienstplan nach verschiedenen Kriterien über den Schalter   in der Zelle Mitarbeiter sortieren, die sich oben links in der Tabelle befindet. Hinzugekommen sind die beiden Optionen Saldo und Abweichung, um Mitarbeiter nach dem Stand der Konten aufsteigend (vom Minimum zum Maximum) oder absteigend zu sortieren.

Sortieren Sie nach Saldo, wenn Sie überplante Mitarbeiter – deren Zeitkonto also durch Freistellung ausgeglichen werden muss – oben (oder unten) in der Tabelle anzeigen wollen.

Oder möchten Sie lieber nach Mitarbeitern sortieren, die in der Planungsperiode noch zu verplanen sind? Dann wählen Sie die Option Abweichung.

Toolbar

Vergrößerung und Verkleinerung der Kacheln im Dienstplan

Mit dem Vergrößern und Verkleinern der Kacheln im Dienstplan, stellen wir Ihnen eine neue, von vielen Benutzern gewünschte Funktionalität zur Verfügung.
Vergrößern Sie die Kacheln im Dienstplan über den Schalter  der Toolbar. Verkleinern Sie die Kacheln über den Schalter .
Die Kacheln lassen sich in drei verschiedenen Größen darstellen:

Welche Daten tatsächlich in den Kacheln angezeigt werden, steuern Sie über die Auswahlliste Ansicht in der Toolbar, die sich rechts neben dem Schalter Vergrößern befindet. Bisher haben Sie die gleiche Funktionalität über die Auswahlliste Anzeige erhalten. Neu ist jedoch, dass die ausgewählte Ansicht in der Toolbar als Text angezeigt wird, wie z. B. Ansicht: Dienstplan.

Blättern im Dienstplan

Wie bisher, können Sie die im Dienstplan angezeigte Periode über die Toolbar wählen. Die Schalter mit den Doppelpfeilen blättern dabei immer monatlich durch den Dienstplan. Sollten Sie ein anderes Beginndatum für die Anzeige wünschen, klicken sie auf die betreffende Periode, um den Kalender zu öffnen.

Allerdings können Sie auch die angezeigte Periode direkt über die Navigation in der Tabelle wechseln. Scrollen Sie nach links, um den Vormonat zu sehen. Über das Scrollen nach rechts gelangen Sie in den Folgemonat.

Neues Kontextmenü für die Zellen des Dienstplans

Das Kontextmenü für Dienste wurde komplett neu gestaltet. Standardfunktionen wie Bearbeiten, Kopieren, Einfügen und Löschen finden Sie als Icons der Toolbar am oberen Rand. Ganz links in der Toolbar des Kontextmenüs finden Sie ein sogenanntes "Drag-Handle", mit dem Sie das Kontextmenü auf Ihrem Bildschirm verschieben können, wenn es im Weg ist. Alle Funktionen der Toolbar des Kontextmenüs werden in der nachfolgenden Tabelle beschrieben:

Zur einfacheren Bedienung des Dienstplans erreichen Sie Funktionen zum Eintragen von Diensten, Abwesenheiten, Abwesenheitsperioden und Zeiten direkt über dieses Kontextmenü.

Dienste eintragen

Neu ist der Menüpunkt Dienste eintragen im Kontextmenü. Analog zur ebenfalls neu gestalteten Seitenleiste Dienste können Sie über den Menüpunkt Dienste eintragen einen Dienst oder mehrere Dienste (durch Anklicken von Multidienst) an einem Tag eintragen. Über den Schalter können Sie die Kacheln in der Liste alphabetisch aufsteigend oder absteigend sortieren. Sofern Ihnen das passende Dienstkürzel fehlt, können Sie ein neues über den Schalter Dienste definieren anlegen.

Abwesenheiten eintragen

Abwesenheiten können Sie im Kontextmenü über die Menüpunkte Abwesenheit eintragen (für die selektierten Zellen) oder Abwesenheitsperiode hinzufügen eintragen. Sofern die die Arbeitszeitbewertung einer erfassten Abwesenheit an einem Tag individuell setzen wollen, rufen Sie dazu den Dialog Bewetung überschreiben auf.

Über den neuen Dialog Abwesenheit eintragen können Sie ein Abwesenheitskürzel in die selektierten Zellen des Dienstplans eintragen. Das Abwesenheitskürzel wählen Sie durch Auswahl einer Kachel im Dialog aus. Sie können die Liste der Kacheln über den Schalter alphabetisch aufsteigend oder absteigend sortieren. Sofern Ihnen das passende Abwesenheitskürzel fehlt, können Sie ein neues über den Schalter Abwesenheit definieren anlegen.
Die gleichen Funktionen stehen Ihnen in der Seitenleiste Abwesenheiten zur Verfügung.

Im neuen Dialog Abwesenheitsperiode hinzufügen legen Sie neben dem Abwesenheitskürzel die Periode (Zeitraum) fest. Die Abwesenheit können Sie mit einem Kommentar versehen. Sofern Sie einen Urlaub eintragen, zeigt Ihnen der Dialog eine Reihe von Zusatzinformationen zum Urlaubskonto des Mitarbeiters und zur Bewertung der eingetragenen Periode in Urlaubstagen. Außerdem stellt der Dialog dar, mit welchen Mitarbeitern des Arbeitsbereiches sich der Urlaub überschneidet. Wenn Sie möchten, können Sie zudem den eingetragenen Urlaub direkt genehmigen.
Im Fall von Krank können Sie das Ende der Lohnfortzahlung festlegen.

Der Dialog Abwesenheitsperiode bearbeiten bietet grundsätzlich die gleichen Funktionen, wie der Dialog Abwesenheitsperiode hinzufügen. So können Sie eine Abwesenheitsperiode anpassen (mit Ausnahme des Urlaubs) oder die Abwesenheit löschen. Nicht ändern können Sie hingegen das Abwesenheitskürzel. Einen Kommentar können Sie immer eingeben. Im Fall von Urlaub können Sie die Genehmigung erteilen oder ablehnen.

Überarbeitete Besetzungsanzeige

Bisher war die Besetzungsanzeige oberhalb der Summenanzeige angeordnet. Im neuen Dienstplan sind die beiden Anzeigen als getrennte Reiter Besetung & Offene Dienste und Summen realisiert.

Im Reiter Besetzung & Offene Dienste können Sie die Besetzungsvorgabe in einzelnen Zellen über Klick auf das Stift-Symbol bearbeiten. Sie gelangen in den neuen Dialog Besetzung & Offene Dienste planen. Hier können Sie, wie bisher, die Sollbesetzung an dem ausgewählten Tag anpassen und diese ggf. als offene Dienste ausschreiben.

Im Reiter Summen können Sie, wie bisher, zwischen der Anzeige in Stunden und "Anzahl Mitarbeier" wählen. Außerdem können Sie weitere Zeilen hinzufügen.

Entfallene Funktionen

Eine Reihe von Funktionen haben wir gestrichen, da sie kaum verwendet wurden oder die Bedienung des Dialogs kompliziert gemacht haben.

1. Das Filtern des Dienstplans nach bestimmten Diensten oder nach Mitarbeitern wird nicht mehr unterstützt. Diese Funktion lässt sich fast immer über das Gruppieren von Mitarbeitern nachbilden.

2. Die Auswahl zwischen Monatsansicht und Wochenansicht in der Toolbar wird nicht mehr benötigt. Wenn Sie eine Wochenplanung durchführen und wochenweise im Dienstplan blättern wollen, können Sie per Klick auf den Zeitraum in der Toolbar eine beliebige Kalenderwoche als Wochenbeginn im Kalender auswählen.

3. In den Seitenleisten Dienste und Abwesenheiten lässt sich die Reihenfolge der Kacheln der Dienste bzw. Abwesenheiten von oben nach unten nicht mehr über Drag & Drop anpassen. Stattdessen können Sie Dienste bzw. Abwesenheiten nach ihrem Kürzel über den Schalter aufsteigend oder absteigend sortieren.

4. In der Seitenleiste Dienste wird das "spaltenweise Planen" von Diensten (gleicher Dienst an einem Tag) nicht mehr als Assistenzfunktion angeboten. Natürlich können Sie weiterhin per Blockselektion den der Tabelle den gleichen Dienst für mehrere Mitarbeiter an einem Tag eintragen.

Fehlende / Unvollständige Funktionen

Folgende Funktionen sind aktuell noch unvollständig oder nicht implementiert:

1. Kontextmenü für einen ganzen Tag

2. Dienste per "Drag and Drop" im Dienstplan verschieben

3. Eingabe von Diensten per Tastatur in den Zellen der Dienstplantabelle mit IntelliSens als Unterstützung (automatischen Vervollständigen)

4. Tutorials

Konzept der Genehmigung des Dienstplans

In bestimmten Branchen und Betrieben (Kliniken, Sozialwesen, Rettungsdienst etc.) ist es verpflichtend oder üblich, dass ein Dienstplan vor seiner Veröffentlichung durch einen dazu berechtigten Mitarbeiter - typischerweise einen Vorgesetzten - genehmigt wird.

Der Vorgesetzte (Genehmiger) prüft dabei, ob der Dienstplan die verschiedenen betrieblichen, gesetzlichen, tariflichen und arbeitswissenschaftlichen Kriterien erfüllt, die Voraussetzungen für die Genehmigung darstellen.

In biduum können Sie die Genehmigungspflicht für die monatliche Dienstplanung für jeden Arbeitsbereich getrennt einstellen.
Ist die Genehmigungspflicht aktiviert, so ändert sich der Prozess der Dienstplanung.

Der genehmigte Dienstplan wird in der Software zusammen mit den Daten zum Genehmigungsantrag (Antragssteller, Zeitpunkt des Antrags, Kommentar) und zur Genehmigung (Genehmiger, Zeitpunkt der Genehmigung und Begründung) gesondert gespeichert.
Er kann insbesondere über den PDF-Bericht Dienstplanung > Genehmigung und Veröffentlichung mit der letzten veröffentlichen Fassung des Dienstplans verglichen werden.

Einstellung der Genehmigungspflicht

Die Genehmigungspflicht stellen Sie im Dialog Arbeitsbereich definieren ein.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Einstellung für einen bereits definierten Arbeitsbereich zu setzen:

1. Wählen Sie unter  Hauptmenü > Einstellungen den Menüpunkt Arbeitsbereich definieren aus. Der gleichnamige Dialog öffnet sich.
2. Drücken Sie für den Arbeitsbereich, dessen Einstellungen Sie ändern wollen, den Schalter Bearbeiten . Der Dialog Arbeitsbereich bearbeiten öffnet sich.
3. Aktivieren Sie den Schalter Monatliche Genehmigungspflicht für diesen Arbeitsbereich. Passen Sie ggf. die Einstellung Genehmigung erforderlich bis ... Tage vor Planbeginn an Ihren Genehmigungsprozess an und drücken Sie Speichern.
   Die Genehmigung ist ab dem Folgemonat aktiv, sofern dieser noch nicht veröffentlicht wurde.

Berechtigungen

Anschließend müssen Sie noch in den Mitarbeiterdaten festlegen, welche Benutzer die Genehmigung des Dienstplans für den Arbeitsbereich durchführen dürfen.

Das Recht zur Genehmigung des Dienstplans eines Arbeitsbereiches kann nur an Mitarbeiter vergeben werden, die ebenfalls über das Recht zur Dienstplanung verfügen. Es kann allerdings an mehrere Mitarbeiter vergeben werden.

Um das Genehmigungsrecht zu vergeben, öffnen Sie für die gewünschten Mitarbeiter den Dialog Mitarbeiter bearbeiten und wechseln Sie auf den Reiter Berechtigungen. Dort setzen Sie auf der rechten Seite des Dialogs unter Dienstplanung erlauben für in der Tabelle die Berechtigung für den Arbeitsbereich in der Spalte Genehmigung.


 

Prozess der Dienstplanung bei aktiver Genehmigungspflicht

Wurde die Genehmigungspflicht für einen Arbeitsbereich aktiviert, so ändert sich der Planungsprozess:

1. Nach Fertigstellung des Dienstplans kann der Dienstplaner diesen nicht direkt veröffentlichen, sondern muss zunächst die Genehmigung anfragen (der Schalter wird anstellen von "Veröffentlichen" angezeigt).
   Solange die Genehmigungsanfrage läuft, kann der Dienstplan nicht geändert werden. Der Dienstplaner kann den Dienstplan wieder bearbeiten, wenn er den Vorgang zunächst über den Schalter Anfrage zurückziehen abbricht.
   Der Schalter Genehmigung anfragen öffnet den gleichnamigen Dialog. Hier kann der Dienstplaner über die Auswahlliste Genehmigungsverlauf einen Text eingeben und sich den Genehmigungsverlauf ansehen. Das Badge (Ziffer) neben dem Pfeilsymbol zeigt, wie viele Aktionen (Genehmigung anfragen, Genehmigung zurückziehen etc.)  im Rahmen des Genehmigungsvorgangs bereits durchgeführt wurden. Der Wert 0 bedeutet, dass dies die erste Aktion ist und noch kein Genehmigungsverlauf existiert.
   
2. Die Genehmigung kann von einem dazu berechtigten Benutzer entweder erteilt oder abgelehnt werden. Erteilt ein Genehmiger die Genehmigung (Schalter Genehmigen ), so wird der Dienstplan automatisch veröffentlicht. Die Mitarbeiter können diesen dann im Mitarbeiterportal einsehen.
3. Lehnt ein Genehmiger die Genehmigung ab (Schalter Ablehnen ), so muss er diese Entscheidung begründen. Anschließend kann der Dienstplan vom Dienstplaner verbessert werden, um danach einen weiteren Genehmigungsanlauf zu nehmen.
   

Die folgenden beiden Sonderfälle sind zu beachten:

1. Sofern die Dienstplaner auch das Recht zur Genehmigung des Dienstplans besitzen, können diese Benutzer in einer Aktion den Dienstplan genehmigen und veröffentlichen. Die Genehmigungsanfrage entfällt in diesem Fall.
2. Wenn die Genehmigung nicht rechtzeitig erfolgt, wie im Feld Genehmigung erforderlich ... Tage vor Planungsbeginn festgelegt (siehe Screenshot des Dialogs Arbeitsbereich bearbeiten), kann der Dienstplaner den Dienstplan ohne Genehmigungsantrag veröffentlichen.

Benachrichtigungen

Der Genehmigungsprozess wird über Benachrichtigungen unterstützt. Dazu muss zunächst im Dialog Mein Profil (Benutzerprofil) der relevanten Benutzer (Genehmiger) im Reiter Einstellungen die Benachrichtigung Genehmigung des Dienstplans aktiviert werden.
Ist dieses geschehen, so wird eine Benachrichtigung an alle zur Genehmigung berechtigten Mitarbeiter eines Arbeitsbereiches verschickt, sofern der Dienstplaner eine Genehmigungsanfrage für den Arbeitsbereich stellt.

Offene Dienste sind zu besetzende Dienste, die der Dienstplaner bei der Planung über das Mitarbeiterportal ausschreibt.
Mitarbeiter können sich über das Mitarbeiterportal auf offene Dienste bewerben, damit der Dienstplaner aus den Bewerbern die gewünschten auswählt.

Offene Dienste sollten Sie dann verwenden, wenn Sie den Mitarbeitern bestimmte Dienste nicht ohne Rücksprache zuweisen können oder wollen. Dies kann beispielsweise bei Diensten der Fall sein, die typischerweise von flexibel arbeitenden Aushilfen besetzt werden.

Wie schreibe ich offene Dienste aus?

In den Dialogen Besetzungsplanung und Dienstplanung können Sie offene Dienste ausschreiben.

Besonders gut wird diese Funktion in der Besetzungsplanung unterstützt.

Wenn Sie über einen Klick auf  eine Besetzung für einen Tag oder mehrere Tage hinzufügen, können Sie im Dialog Dienst mit Besetzung planen den Dienst als offen, also noch zu besetzen, ausschreiben.
 

Führen Sie folgende Schritte durch, um offene Dienste auszuschreiben:

1. Klicken Sie am gewünschten Tag in der Zeile Besetzung hinzufügen auf . Der Dialog Dienst mit Besetzung planen öffnet sich.
2. Wählen Sie den Dienst aus oder geben Sie die Arbeitszeit ein.
3. Wählen Sie eine Einsatzmöglichkeit aus, sofern von den Bewerbern gefordert (in unserem Beispiel Aushilfe (Service)).
4. Geben Sie die Anzahl der erforderlichen Mitarbeiter ein.
5. Setzen Sie den Schalter auf Offener Dienst ausschreiben.
6. Falls Sie eine Beschreibung eingeben, wird diese den Mitarbeitern im Mitarbeiterportal angezeigt.
7. Drücken Sie Übernehmen, um den Dialog zu verlassen. In der Besetzungsplanung wird der Dienst mit dem Symbol für offene Dienste dargestellt.
   
    
8. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 7 solange, bis Sie alle offenen Dienste erfasst haben.
9. Drücken Sie den Speichern-Schalter oben rechts in der Toolbar der Besetzungsplanung. Damit werden die Mitarbeiter über die ausgeschriebenen offenen Dienste informiert.

Im Dialog Dienstplanung schreiben Sie offene Dienste über die Anzeige der Besetzung unterhalb der Dienstplantabelle aus.

Sie können die in einer Zelle dargestellte Besetzung per Kontextmenü bearbeiten und als offenen Dienst ausschreiben. Dazu dient der Dialog Besetzung am ... mit dem Feld Besetzungsvorgabe und dem Schalter Offener Dienst ausschreiben.

Die offenen Dienste werden in der Besetzungsanzeige mit dem entsprechenden Symbol gekennzeichnet.

Hinweis: Beachten Sie, dass die Funktionalität der offenen Dienste in der Dienstplanung eingeschränkt ist. Wenn Sie auf den Menüpunkt  Hauptmenü > Planung > Offene Dienste klicken, um beispielsweise die Bewerber auszuwählen, wechselt das System deshalb immer in die Besetzungsplanung.

Welche Mitarbeiter können sich auf offene Dienste bewerben?

Zunächst können sich nur Mitarbeiter bewerben, die das Mitarbeiterportal nutzen und außerdem über die erforderliche Berechtigung verfügen. Im Reiter Mitarbeiterverwaltung > Berechtigungen können Sie für jeden Mitarbeiter eine passende Einstellung vornehmen.


Außerdem können sich nur Mitarbeiter auf einen offenen Dienst bewerben, die zusätzlich folgende Bedingungen erfüllen:

1. Die Mitarbeiter sind für den Arbeitsbereich vorgesehen, in dem der Dienst ausgeschrieben wurde.
2. Die Mitarbeiter erfüllen die Einsatzmöglichkeit, die ein offener Dienst voraussetzt.

Wie bewerben sich Mitarbeiter auf offene Dienste?

Wenn offene Dienste ausgeschrieben wurden, erhalten die infrage kommenden Mitarbeiter eine Nachricht per E-Mail oder über das Mitarbeiterportal. Ein Benutzer kann die Benachrichtigungen zu offenen Diensten im Mitarbeiterportal im Reiter Mein Profil > Einstellungen konfigurieren.

Über den Menüpunkt Offene Dienste gelangt ein Benutzer in den gleichnamigen Dialog. Hier werden dem Mitarbeiter die "passenden" offenen Dienste in einer Liste angezeigt. In unserem Beispiel wird die Einsatzmöglichkeit Aushilfe (Service) gefordert. Die einzelnen offenen Dienste kann der Mitarbeiter durch Klick auf den Pfeil aufklappen, um sich Details wie beispielsweise die Beschreibung anzusehen oder eine Nachricht an den Dienstplaner zu schicken. Für die Bewerbung genügt dem Mitarbeiter ein Klick auf den Schalter Bewerben. Mit Zurückziehen kann der Mitarbeiter eine fehlerhafte Eingabe korrigieren.

In der Spalte Status sieht der Mitarbeiter den Bearbeitungsstatus der Anfrage. Nach Klick auf Bewerben wechselt der Status von offen auf angefragt.

Wie werde ich bei der Auswahl der Bewerber von biduum unterstützt?

In der Besetzungsplanung können Sie auf einen Blick erkennen, für welche Dienste Bewerbungen vorliegen. Das Symbol für offene Dienste wechselt von der Farbe Blau auf Grün, sobalb eine Bewerbung für einen offenen Dienst an einem Tag vorliegt.

Über den Menüpunkt Hauptmenü > Planung > Offene Dienste gelangen Sie in den Dialog Offene Dienste.
Der Dialog zeigt Ihnen tabellarisch die offenen Dienste zusammen mit den vorliegenden Bewerbungen.
In der Zusammenfassungszeile können Sie für jeden offenen Dienst auf einen Blick erkennen, wie viele Bewerbungen vorliegen und ob eine Besetzung bereits erfolgte.

Durch Klick auf den Pfeil öffnen Sie eine Zeile, um sich die Liste der Bewerber für den offenen Dienst anzusehen.
Hier können Sie über den Schalter Bewerber akzeptieren Mitarbeiter auf den offenen Dienst besetzen. Dabei werden für jeden Bewerber folgende Stammdaten als Entscheidungsunterstützung angezeigt:

• Name des Bewerbers
• Bisher geplante Arbeitszeit des Bewerbers in der Woche, in der der offene Dienst liegt (AZ)
• Bisher geplante Arbeitszeit am Tag des offenen Dienstes (Tag) und
• Vertragliche Wochenarbeitszeit (WAZ)

Durch einen weiteren Klick in einer Mitarbeiterzeile auf den Öffnen-Pfeil erhalten Sie Detailinformationen zum Mitarbeiter, wie beispielsweise seine Einsatzmöglichkeiten. Außerdem werden Ihnen die Nachrichten des Mitarbeiters zur Bewerbung angezeigt.

Wenn Sie eine Bewerbung auf einen offenen Dienst akzeptieren, wird der entsprechende Dienst in der Besetzungsplanung mit dem Bewerber besetzt. Ein vollständig besetzter Dienst wird außerdem nicht mehr als offener Dienst angezeigt (das Symbol wird entfernt).


Sie können nun die Bewerbungen für alle offenen Dienste durchgehen und die Dienste mit Mitarbeitern besetzen.
Hinweis: Erst durch das Veröffentlichen des Plans    (in Verbindung mit Speichern) werden die Bewerber über Ihre Entscheidung informiert. Wurde die Bewerbung eines Mitarbeiters von Ihnen angenommen (Schalter Bewerber akzeptieren), so wechselt im Mitarbeiterportal der Bewerberstatus für den Mitarbeiter von angefragt auf akzeptiert.

Mit der Funktion Datenerfassung abschließen können Sie Änderungen an abrechnungsrelevanten Daten in einem abgeschlossenen Zeitraum verhindern.

Auf diese Funktion haben Sie nur als Administrator Zugriff. Sie finden die Funktion an zwei Stellen:

1. Über die Auswahl neben dem Schalter Veröffentlichen 
2. Im Hauptmenü im Bereich Planung
   

Im Dialog Datenerfassung abschließen können Sie auswählen, bis wann der Abschluss erfolgen soll. Dieser gilt immer für alle Mitarbeiter in allen Arbeitsbereichen. Noch nicht veröffentlichte Daten im vom Abschluss betroffenen Zeitraum werden dabei automatisch mit veröffentlicht.

Wenn der Abschluss erfolgt ist, sehen Sie in allen Planungsansichten (Dienstplanung, Besetzungsplanung, Abwesenheitsplanung) den abgeschlossenen Zeitraum mit einer grauen Farbe dargestellt:

Änderungen, die im abgeschlossenen Zeitraum nicht mehr möglich sind, umfassen unter anderem:

• Arbeitszeiten erfassen
• Dienste planen
• Abwesenheiten eintragen/ändern
• Dienstdefinitionen ändern
• Gültigkeit von Arbeitsbereichen ändern
• Land/Bundesland von Arbeitsbereichen ändern (Feiertagskalender)

Abschluss zurücknehmen

Um nach einem Abschluss im abgeschlossenen Zeitraum doch noch Daten ändern zu können, müssen Sie den Abschluss zurücknehmen. Auch dazu sind Sie nur als Administrator berechtigt. Den Dialog Abschluss zurücknehmen erreichen Sie analog zum Dialog Datenerfassung abschließen über das Hauptmenü oder über die Auswahl beim Schalter Veröffentlichen.

Beim Zurücknehmen eines Abschlusses wählen Sie das Datum, bis zum dem Sie einschließlich den Abschluss zurücknehmen wollen:

Danach können Sie Ihre Änderungen/Korrekturen vornehmen und die Datenerfassung erneut abschließen.

Legen Sie zunächst die von Ihnen gewünschten Einsatzmöglichkeiten an. Den Dialog dazu finden Sie im Hauptmenü unter Einstellungen > Einsatzprofil definieren:

Über die Pfeile können Sie bereits erstellte Einsatzmöglichkeiten in der Priorität nach oben oder unten schieben. In unserem Beispiel hat Händler*in eine höhere Priorität als Bürger*in.

Die erstellten Einsatzmöglichkeiten können Sie nun Ihren Mitarbeitern im Mitarbeiterdialog im Reiter Einsatzprofil zuweisen:

In den Mitarbeiterlisten der Planungsansichten können Sie nun die Sortierung anhand von Einsatzmöglichkeiten vornehmen. Wir starten mit der Sortierung nach Vorname (in unserem Beispiel haben wir für die Mitarbeiter keine Nachnamen hinterlegt).

Ein Klick in der Mitarbeiterspalte auf das Icon Sortierenöffnet den Sortierdialog. Wählen Sie die Sortierung Einsatzmöglichkeit, Vorname. Das primäre Sortierkriterium sind nun die den Mitarbeitern zugewiesenen Einsatzmöglichkeiten unter Berücksichtigung ihrer Priorität. Bei gleicher "höchster Einsatzmöglichkeit" nutzt biduum den Vornamen als sekundäres Kriterium.

Die neue Sortierung entspricht der zuvor festgelegten Priorität der Einsatzmöglichkeiten: 

Zur Veranschaulichung sehen Sie nachfolgend Screenshots der wichtigsten Bedienelemente und Dialoge. Die einzelnen Funktionen erläutern wir Ihnen an einem Beispiel.

Hierfür setzen wir unsere Dienstplanung mit biduum in einer mittelalterlichen Gesellschaft ein. Dort gibt es 4 Stände bzw. Berufe, die wir als Einsatzmöglichkeiten abgebildet haben: Kaiser*in, König*in, Händler*in und Bürger*in.

Im Dienstplan gibt es 6 Personen, denen jeweils eine oder mehrere dieser Einsatzmöglichkeiten zugewiesen sind. Der Einfachheit halber werden diese Personen analog zu ihren Einsatzmöglichkeiten benannt:

Alle Personen leisten ausschließlich den Dienst F1 ("Frühdienst 1"). Und nun, ganz im Sinne der Geschichtenerzähler früherer Zeiten, direkt hinein ins Geschehen:

Zunächst müssen wir eine Besetzung definieren. Den Dialog dazu finden Sie im Hauptmenü unter Einstellungen > Besetzung definieren.

Im Dialog Besetzung definieren wählen wir das Datum, ab dem die Besetzung gelten soll. Anschließend legen wir die Dienste, Einsatzmöglichkeiten und die jeweilige Besetzung fest:

Hier können Sie für Feiertage eine abweichende Besetzung festlegen. Dazu aktivieren Sie den Schalter Feiertage berücksichtigen, um anschließend in der neuen Spalte für Feiertage eine abweichende Besetzung einzutragen.

Wir haben nun festgelegt, dass wir  montags (Mo) jeweils einmal Kaiser*in und König*in benötigen und jeweils zweimal Händler*in und Bürger*in.
Wie Sie in der Übersicht der Personen weiter oben sehen, können Kaiser*in und Händler*in laut Einsatzmöglichkeiten auch König*in bzw. Bürger*in sein. Um dies zu veranschaulichen, haben wir die Besetzungsvorgaben für Dienstag (Di), Mittwoch (Mi) und Donnerstag (Do) so angepasst, dass wir immer 6 Personen mit unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten benötigen.

Nachdem wir die Besetzung definiert und für unsere Personen den Dienst F1 in den Dienstplan eingetragen haben, erhalten wir folgendes Ergebnis:

Um Sie bei der Planung zu unterstützen, haben wir eine Automatik in biduum eingebaut, die anhand der definierten Besetzung (Sollbesetzung) die  passende Einsatzmöglichkeit einer Person zuweist, wenn Sie einen Dienst eintragen. biduum wählt dabei immer die Einsatzmöglichkeit mit der höchsten Priorität. Liegt keine Sollbesetzung für diese Einsatzmöglichkeit vor, so wird die nächsthöchste Einsatzmöglichkeit geprüft und so weiter.

In unserem Beispiel wählt biduum am Montag (1. Tag) automatisch die Einsatzmöglichkeit Kaiser*in für die Person Kaiser*in aus. Da am Dienstag (2. Tag) laut Sollbesetzung zwei König*innen und keine Kaiser*in benötigt werden, ordnet biduum an diesem Tag der Person Kaiser*in die Einsatzmöglichkeit König*in zu. Gleiches passiert am Donnerstag (4. Tag)  mit den Personen Händler*in 1 und Händler*in 2, welche an diesem Tag der Einsatzmöglicheit Bürger*in zugeordnet werden. 
An den Tagen Mittwoch und Donnerstag (3. und 4. Tag) haben wir eine Unterbesetzung für Händler*in bzw. Bürger*in (eine Gesamtbesetzung von 67%) . Ursache dafür ist, dass die Personen Kaiser*in und König*in nicht die Einsatzmöglichkeiten Händler*in oder Bürger*in übernehmen können.

Die automatisch zugewiesene Einsatzmöglichkeit können Sie in den Dienstdetails kontrollieren. Passende Einsatzmöglichkeiten werden von biduum mit einer grünen Hintergrundfarbe hervorgehoben:

Falls Ihnen eine automatische Zuweisung nicht gefällt oder Sie einer Person eine Einsatzmöglichkeit zuweisen möchten, über die diese nicht verfügt (laut Mitarbeiterverwaltung), können Sie dies natürlich tun. Dazu öffnen Sie für eine Zelle im Dienstplan (Person und Tag) das Kontextmenü und wählen den Menüpunkt Einsatzmöglichkeit zuweisen. Für die eingetragenen Dienste können Sie nun die Einsatzmöglichkeiten auswählen. Auch keine Einsatzmöglichkeit (F1 in der Auswahlliste) oder mehrere Einsatzmöglichkeiten sind zulässige Optionen:

Im Kontextmenü werden passende Einsatzmöglichkeiten grün hinterlegt.
Beachten Sie, dass Sie mindestens ein Element das Auswahlliste ankreuzen müssen. Andernfalls wird der Dienst entfernt.

Was passiert nun, wenn Sie an einem Tag eine Überbesetzung vorliegt? Dann zeigt Ihnen biduum die Überbesetzung durch eine rote Schrift in der Besetzung an. Gleichzeitig wird die Prozentanzeige rot eingefärbt:

Sollten Sie die Besetzung an einem Tag verändern wollen, können Sie dies über das Kontextmenü der Besetzung erledigen. Dort können Sie die Besetzungsvorgabe für Dienste mit einer Einsatzmöglichkeit ändern oder auch löschen:

Die geänderten Besetzungsvorgaben werden in der Anzeige in Fettschrift hervorgehoben.

Und falls Sie die Besetzungsplanung nutzen, haben wir zum Abschluss noch eine gute Nachricht. Die Vorgaben, die Sie mittels Besetzung definieren im Dialog Dienstplanung einstellen, gelten selbstverständlich auch für die Besetzungsplanung:

Wir empfehlen Ihnen daher das Lesezeichen von biduum auf die Standard-Adresse von biduum (https://de.biduum.com/) festzulegen. Dazu können Sie Ihr vorhandenes Lesezeichen auch anpassen. Dazu haben wir Ihnen hier die Anleitungen der gängigsten Browser herausgesucht:

Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/188842?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=de

Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/de/kb/mit-lesezeichen-ihre-lieblingsseiten-verwalten#w_verwalten-ihrer-lesezeichen

Apple Safari (macOS): https://support.apple.com/de-de/guide/safari/ibrw1039/mac

Apple Safari (iPadOS): https://support.apple.com/de-de/guide/ipad/ipadc602b75b/ipados

Apple Safari (iOS): https://support.apple.com/de-de/guide/iphone/iph42ab2f3a7/14.0/ios/14.0

Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/de-de/microsoft-edge/organisieren-von-favoriten-in-microsoft-edge-9a8e9b8a-ce39-c492-f91e-adbb19b87909

Beispiele möglicher Effekte von anders eingerichteten Lesezeichen sind übrigens:

• biduum lädt immer den gleichen Monat bzw. das gleiche Datum (z.B. August 2020 obwohl schon November 2020 ist)
• biduum öffnet sich immer in einem bestimmten Arbeitsbereich

Diese Daten im Cache können üblicherweise in den Einstellungen des Browsers gelöscht werden. Hier finden Sie die offiziellen Anleitungen der gängigsten Browser zum Leeren des Caches:

Google Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/32050?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=de&oco=0

Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/de/kb/Wie-Sie-den-Cache-leeren-konnen

Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/de-de/microsoft-edge/anzeigen-und-löschen-des-browserverlaufs-in-microsoft-edge-00cf7943-a9e1-975a-a33d-ac10ce454ca4

Apple Safari (macOS): https://support.apple.com/de-de/guide/safari/sfri11471/mac

Apple Safari (iOS): https://support.apple.com/de-de/HT201265

Sollte ein Löschen des Caches und ein erneutes Aufrufen von biduum nicht zur Lösung Ihres Problems führen, wenden Sie sich bitte an unseren Support unter support@biduum.com

Im folgenden Beispiel nehmen wir einen Mitarbeiter mit 100 Stunden pro Monat an. Die Arbeitszeit soll dabei Montags bis Donnerstags voll, Freitags halb und Samstag und Sonntag gar nicht angerechnet werden:

Daraus ergeben sich dann folgende errechnete Sollarbeitszeiten:

Februar 2021 (20 Arbeitstag, davon 4 halb):
Jeweils Montag bis Donnerstag: 5 Stunden 33 Minuten
Jeweils Freitag: 2 Stunden 46 Minuten
Letzter Arbeitstag des Monats (Freitag, der 26.02.2021): 2 Stunden 54 Minuten (davon 8 Minuten Rest)

März 2021 (23 Arbeitstage, davon 4 halb):
Jeweils Montag bis Donnerstag: 4 Stunden 45 Minuten
Jeweils Freitag: 2 Stunden 22 Minuten
Letzter Arbeitstag des Monats (Mittwoch, der 31.03.2021): 5 Stunden 2 Minuten (davon 17 Minuten Rest)

Die bei der Berechnung der täglichen Sollarbeitszeit entstehenden Rundungsfehler werden immer am letzten Arbeitstag des Monats aufaddiert und damit ausgeglichen.

In biduum selbst können Sie sich die errechneten Zeiten auch über die Anzeige-Option Plan/Soll anzeigen lassen. Im Beispiel stellt sich das dann so dar:

• Die Ruhepausen (Pausenzeiten) nach Arbeitszeitgesetz für Deutschland, Österreich und die Schweiz werden eingehalten.
• Die Mindestruhezeit von 11 Stunden zwischen zwei Diensten nach Arbeitszeitgesetz wird eingehalten.
• Die maximale Arbeitszeit pro Tag und Woche wird nicht überschritten.
• Die maximal zulässige Arbeitszeit eines Mitarbeiters pro Monat wird nicht überschritten. Die maximale monatliche Arbeitszeit des Mitarbeiters hinterlegen Sie im Reiter Mitarbeiter > Max Arbeitszeit.
• Mitarbeiter, für die ein Arbeitszeitkonto geführt wird, arbeiten nicht zu viel und nicht zu wenig. Das Saldo des Zeitkontos wird gelb bei erheblicher und rot bei starker Abweichung von einem ausgeglichenen Konto eingefärbt (Ampelkonto).

Zum Weiterlesen:
Lexikon Arbeitszeitgesetz (BRD)

 

Dabei unterscheidet biduum zwischen Benachrichtigungen zum Dienstplan (z.B. neuer Dienstplan veröffentlicht) und Benachrichtigungen zu Abwesenheiten (z.B. Urlaub genehmigt).

Weiterhin bietet biduum zwei verschiedene Formen von Benachrichtigung an: In Browsern, die die Funktion unterstützen, können Sie sich per sogenannter Push-Benachrichtigung informieren lassen. Außerdem können Sie sich per E-Mail benachrichtigen lassen.

Damit Sie nur die gewünschten Benachrichtigungen erhalten, können Sie in Ihrem Benutzerprofil (Navigationsleiste > Benutzer > Mein Profil) im Reiter Benachrichtigungen die Benachrichtigungseinstellungen anpassen.

Anhand des folgenden Beispiels aus der Gastronomie werden wir Ihnen diese Funktionalität erläutern. Dabei nehmen wir an, dass Sie bereits Mitarbeiter und passende Dienste angelegt haben. Für unser Beispiel haben wir im "Restaurant Atlanta" fünf Mitarbeiter (David, Hans, Jana, Sofie und Maria) und zwei Dienste ("M" für Mittagstisch und "A" für Abendessen) bereits angelegt.

1. Öffnen Sie die Seitenleiste über  und klicken Sie unter Einstellungen auf Einsatzprofil definieren. Der Dialog Einsatzprofil definieren öffnet sich.
2. Erstellen Sie die beiden Einsatzmöglichkeiten "Küche" und "Service". Über den Reiter Mitarbeiter > Einsatzprofil können Sie die beiden Einsatzmöglichkeiten den Mitarbeitern zuordnen. Einige Beispiele für weitere Einsatzmöglichkeiten finden Sie im blauen Kasten der Kurzhilfe im Dialog.
    
3. Wechseln Sie in die Besetzungsplanung über das Auswahlmenü oben links. 
    
4. Planen Sie nun Ihre Dienste. Über den Schalter  können Sie Dienste zur Besetzung hinzufügen.
5. Achten Sie darauf, dass Sie die für Ihr Planungsszenario relevanten Angaben machen. In unserem sehr einfachen Beispiel benötigen wir für die Dienste "M" (Mittagstisch) und "A" (Abendessen) jeweils einen Mitarbeiter für "Küche" und "Service" an allen Wochentagen, außer am Dienstag, unserem Ruhetag.
    
6. Wenn Sie die Dienste mit Besetzung planen, können Sie im unteren Bereich des Dialogs direkt mehrere Tage markieren, an denen der Dienst dann automatisch eingeplant wird. Alternativ können Sie über das Kontextmenü einen Dienst oder ganze Tage der Besetzungsplanung kopieren und an anderen Tagen einfügen.
   
7. Verteilen Sie abschließend über Mitarbeiter hinzufügen oder die Funktion Mitarbeiter Drag&Drop aus dem Seitenmenü die Mitarbeiter auf die zu besetzenden Dienste. Wenn Ihre Mitarbeiter passende Einsatzmöglichkeiten im Einsatzprofil haben, werden diese bei der Besetzung hervorgehoben.
   
8. Im Dialog Mitarbeiter auswählen (über den Schalter  Mitarbeiter hinzufügen geöffnet) sehen Sie nochmals die aktuellen Dienstdetails sowie weitere Informationen zu jedem Mitarbeiter. Dazu zählen Sollarbeitszeit (Soll) und Arbeitszeit (AZ) in der geplante Woche, sowie die Abweichung der tatsächlichen Arbeitszeit von der Sollarbeitszeit (Abw.). Außerdem werden die Einsatzmöglichkeiten des Mitarbeiters aufgelistet und die zum Dienst passende hervorgehoben. Abwesende Mitarbeiter werden im Dialog nicht angezeigt, in unserem Beispiel die Mitarbeiterin "Jana", für die ein Urlaub geplant ist.

Der nachfolgende Screenshot zeigt das Resultat in unserem Beispiel.

Im unteren Bereich der Besetzungsplanung sehen Sie außerdem die Besetzung pro Tag. In unserem Beispiel ist jeder der Dienste vollständig besetzt, sodass sich eine Besetzung von 100% ergibt. Außerdem werden die abwesenden Mitarbeiter in einer eigenen Gruppen angezeigt, in unserem Beispiels der Urlaub von Jana.

Wenn Sie nach abgeschlossener Planung in die nächste Woche wechseln, bietet Ihnen biduum direkt an, die bisherige Besetzungsplanung in diese Woche zu kopieren. Dabei werden lediglich die geplanten Dienste übernommen, sodass Sie jede Woche die tatsächliche Besetzung mit Mitarbeitern ganz nach Bedarf festlegen können.

Im folgenden Beispiel werden drei Dienstfolgen verschiedener Länge angelegt. 

Die erste Folge mit dem Kurznamen 1W  geht über 7 Tage, während die zweite und dritte Dienstfolge mit dem Namen 2W-T bzw. 2W-S über 14 Tage laufen. Die Folgen sind also alle zwei Wochen synchron.

In einer beispielhaften Planung könnte dies wie folgt aussehen (zur Verdeutlichung wurde die jeweils zugewiesene Dienstfolge nachträglich auf dem Bild markiert):

Im obigen Beispiel wurde mit einer Sollbesetzung von 2 Mitarbeitern für den Tagdienst T und 3 Mitarbeitern für den Spätdienst S geplant. Dabei bilden jeweils David und Hans sowie Jana und Sofie ein Team. Maria arbeitet ausschließlich im Spätdienst und arbeitet daher wechselnd in beiden Teams.

Über die Auswahlliste Ansicht kann im Dialog Dienstplanung auf die Dienstfolgen-Ansicht gewechselt werden. Diese zeigt die zugewiesene Dienstfolge bei den einzelnen Diensten an:

Diese Ansicht ist hilfreich, wenn beispielsweise geprüft werden soll, welche Dienstfolge bzw. welchen Dienst aus einer Dienstfolge ein abwesender Mitarbeiter eigentlich zugewiesen hat.

Erstellen von Dienstfolgen in biduum

In biduum können Sie Dienstfolgen auf mehrere Arten erstellen:

• Sie können die Dienstfolgen über den Menüpunkt Einstellungen > Dienstfolge definieren in der Seitenleiste   wie folgt erstellen:
    
  1. Im  Dialog Dienstfolge definieren klicken Sie auf  
  2. Nun haben Sie die Möglichkeit, eine neue Dienstfolge zu erstellen. 
     
  3. Geben Sie unter Kürzel den Kurznamen und im Feld Tage die Länge der Dienstfolge ein. Nach der entsprechend eingestellten Anzahl von Tagen wiederholt sich die Folge.
  4. Ziehen Sie nun die gewünschten Dienste auf die einzelnen Felder der Dienstfolge.
  5. Zusätzlich müssen Sie noch entscheiden, ab wann die Dienstfolge gültig sein soll. Standardmäßig wird das aktuelle Datum als Beginn der Gültigkeit angenommen. 
• Sie können eine Folge von Diensten direkt im Dienstplan einem Mitarbeiter zuweisen und anschließend mehrere Dienste (mindestens für sieben Tage) zu einer Dienstfolge verbinden. Gehen Sie dafür wie folgt vor:
  1. Geben Sie die Dienste für einen Mitarbeiter in den Dienstplan ein.
  2. Markieren Sie die Dienste und wählen Sie im Kontextmenü Als Dienstfolge übernehmen -> Der Dialog Dienstfolge definieren öffnet sich.
  3. Tragen Sie den Namen der Dienstfolge in das Feld Kürzel ein und drücken Sie auf den Schalter Speichern. -> Die Dienstfolge wurde dem Mitarbeiter zugwiesen.
     

Dienstfolgen den Mitarbeitern zuweisen

Eine einmal erstellte Dienstfolge können Sie im Dienstplan den Mitarbeitern zuweisen, analog zu Diensten.

Für eine Zuweisung über die Dienstplanung klicken Sie in der  in der Seitenleiste auf den Menüpunkt Planung > Dienstfolgen -> Der Dialog Dienstfolgen öffnet sich.

Aus dieser Ansicht können Sie eine Dienstfolge per Drag&Drop in den Dienstplan ziehen. Alternativ können Sie im unteren Teil des Dialogs über Neue Dienstfolge zuweisen eine Dienstfolge ab einem bestimmten Datum und (optional) bis zu einem Datum in der Zukunft zuweisen.

Zuschläge definieren

Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie den Zuschlag "Weihnachtsarbeit" definieren können:

1. Klicken Sie im Dialog Dienstplanung  im Hauptmenü im Reiter Einstellungen auf den Schalter Zuschläge Lohn und Gehalt .
   => Der Dialog Zuschläge Lohn und Gehalt öffnet sich.
2. Klicken Sie auf den Schalter Neuen Zuschlag erstellen
   => Die Felder zum Definieren eines Zuschlags werden aufgeklappt.
3. Tragen Sie nun in das Feld Name den Text "Weihnachtsarbeit" ein.
4. Setzen Sie das Optionsfeld auf Feiertage und Vorfesttage und kreuzen Sie Feiertage und Vorfesttage an.
   => Die Liste der Feiertage und Vorfesttage öffnet sich.
5. Wählen Sie nun den 1. und 2. Weihnachtstag aus und drücken Sie den Schalter Schließen.
   
   
    
6. Als Zeitraum kreuzen Sie Ganztägig an, dann drücken Sie den Schalter Übernehmen .
7. Wenn Sie keine weiteren Zuschläge definieren wollen, drücken Sie abschließend den Schalter Speichern.
   => Die Daten werden gespeichert und der Dialog wird geschlossen.

Genauso wie Zuschläge für Feiertagsarbeit können Sie auch Zuschläge für bestimmte Wochentage definieren, wie beispielsweise für Samstag zwischen 6 und 14 Uhr.

Lohngruppen definieren
Eine Lohngruppe fast mehrere Zuschläge, die eine Gruppe von Mitarbeitern erhalten soll, unter einem Namen zusammen.
Im nachfolgenden Beispiel wollen wird die Zuschläge "Weihnachtsarbeit" und "Nachtarbeit" zur Lohngruppe "AV-Nacht" (Arbeitsvertrag Nacht) zusammenführen. Dabei gehen wird davon aus, dass Sie beide Zuschläge bereits zuvor definiert haben. Wir richten die Lohngruppe außerdem so ein, dass an Weihnachtsfeiertagen keine Nachtarbeit bezahlt wird. Anschließend ordnen Sie die Lohngruppe zwei Mitarbeiter ab "Dezember 2019" zu.

1. Wechsel Sie im Dialog Zuschläge Lohn und Gehalt in den Reiter Lohngruppen.
2. Wenn Sie die neue Lohngruppe direkt einigen Mitarbeitern zuweisen möchten, dann wählen Sie den Monat im Datumsfeld aus, ab dem die Zuschläge wirksam werden.
3. Drücken Sie auf den Schalter Neue Lohngruppe erstellen .
   => Die Felder zum Erstellen einer neuen Lohngruppe werden aufgeklappt.
4. Tragen Sie in das Feld Name den Text "AV-Nacht" ein.
5. Wählen Sie in der Liste der Zuschläge "Weihnachtsarbeit" und "Nachtarbeit". In der Zeile "Weihnachtsarbeit" wählen Sie anschließend in der Auswahlliste überschreibt das Element "Nachtarbeit". In unserem Fall wird also am 1. und 2. Weihnachtstag nur der Zuschlag "Weihnachtsarbeit" und nicht der Zuschlag "Nachtarbeit" bezahlt.
6. Sie können nun die Mitarbeiter festlegen, welche die Zuschläge der Lohngruppe "TV-Nacht" erhalten sollen.  Dazu wählen Sie in der Auswahlliste Mitarbeiter hinzufügen/entfernen die Mitarbeiter aus und drücken den Schalter Schließen.
   Diesen Schritt können Sie auch überspringen, um später im Dialog Mitarbeiter > Lohngruppen je Mitarbeiter eine Lohngruppe auszuwählen.
   
7. Drücken Sie den Schalter Übernehmen , um die Definition der Lohngruppe "AV-Nacht" abzuschließen.
   
    
8. Wenn Sie keine weiteren Lohngruppen definieren wollen, drücken Sie abschließend den Schalter Speichern.
   => Die Daten werden gespeichert und der Dialog wird geschlossen.

Dienste ohne Zuschläge
Wenn Sie einzelne Dienste nicht für die Berechnung von Zuschlägen berücksichtigen wollen, können Sie dies in der Dienstdefinition anpassen. Über Hauptmenü > Einstellungen > Dienste definieren gelangen Sie in den Dialog mit Ihren definierten Diensten.

Unabhängig davon, ob Sie nun einen neuen Dienst anlegen wollen oder einen vorhandenen bearbeiten, finden Sie im Bearbeitungsdialog des Diensts eine Option den Dienst für Zuschläge zu berücksichtigen. Standardmäßig ist diese Option aktiv:

Zuschläge berechnen
Über Hauptmenü > Druckansicht > Zuschläge können Sie die Zuschläge eines bestimmten Mitarbeiters oder für sämtliche Mitarbeiter eines Arbeitsbereiches für einen Monat berechnen und als ODS-Datei (kann mit MS Excel oder LibreOffice Calc verarbeitet werden) ausgeben:

Bewegungsdaten exportieren

Über Hauptmenü > Druckansicht > Arbeitszeit können Sie einen kompletten Jahresbericht mit allen relevanten Daten zur Abrechnung als CSV-Datei exportieren. Neben den aggregierten Daten zu Abwesenheiten und der Arbeitszeit enthält der Bericht auch relevante Zuschläge.

In einer kommenden biduum-Version werden wir Zuschläge in einem Dateiformat ausgegeben, welches den direkten Import in das Lohn- und Gehaltssystem DATEV erlaubt. Schreiben Sie uns, wenn Sie eine Schnittstelle zu einem bestimmten Lohn- und Gehaltssystem benötigen.

1. Mitarbeiter können über das Smartphone ihre  Kommen- und Gehen-Zeiten buchen. Außerdem können Mitarbeiter ihre Pausen buchen.
2. Mitarbeiter können über das Smartphone ihre Arbeitszeiten nacherfassen.
3. Mitarbeiter können am Zeiterfassungsterminal ihre Kommen- und Gehen-Zeiten buchen.
    

Zeiterfassungsrechte pro Mitarbeiter festlegen
In biduum kann der Dienstplaner pro Mitarbeiter festlegen, welche Funktionen zur Zeiterfassung der Mitarbeiter nutzen darf:

Terminal zur Zeiterfassung nutzen
Das Terminal zur Zeiterfassung ist eine Anwendung, die beispielsweise auf einem Tablet an einem festen Standort (z.B. Eingangsbereich der Firma) läuft.
Mitarbeiter melden sich typischerweise per PIN am Terminal an und können anschließend ihre Buchung durchführen (Kommen, Gehen, Pause).

Verfügt der Mitarbeiter über das Recht "Mitarbeiter darf das Terminal zur Zeiterfassung nutzen", so kann er das biduum Terminal verwenden.
Zusätzlich können Sie hier entscheiden, ob der Mitarbeiter eine PIN zur Authentifizierung am Terminal eingeben muss. Die vierstellige PIN legt der Mitarbeiter bei der ersten Nutzung der Anwendung selber fest.
Falls ein Mitarbeiter seine PIN vergessen hat, kann der Dienstplaner über den Reiter Mitarbeiter > Stammdaten die Terminal PIN zurücksetzen (Klick auf den Schalter Zurücksetzen).

Gehen Sie wie folgt vor, um die biduum Terminal-Anwendung erstmals auf einem Gerät zu starten:

1. Wählen Sie im Benutzermenü   den Menüpunkt Terminal starten.
2. Legen Sie im Dialog Terminalgeräte verwalten über den Schalter Dieses Gerät als Terminal verwenden  ein neues Terminalgerät an.
   Der Dialog zur Definition des Terminals öffnet sich.
3. Geben Sie eine Bezeichnung für das Terminal ein und wählen Sie die Arbeitsbereiche für das Terminal aus. Das Terminal steht ausschließlich für die gewählten Arbeitsbereiche zur Zeiterfassung zur Verfügung.
   
4. Klicken Sie anschließend auf den Schalter Speichern.
   Sie kommen zurück in den Dialog Terminalgeräte verwalten.
5. Starten Sie nun das Terminal auf dem Gerät über den Schalter Terminal starten.

Das Terminal können Sie beenden, indem Sie das Browserfenster schließen. Beim nächsten Start des Terminals auf dem gleichen Gerät wählen Sie lediglich den Menüpunkt Terminal starten. Die Schritte 2 und 3 entfallen.

Zur Liste der Geräte gelangen Sie über den Menüpunkt  Einstellungen > Terminalgeräte verwalten im Hauptmenü. (Lasche auf der rechten Seite). Hier können Sie neue Geräte hinzufügen oder vorhandene Geräte entfernen.


Nacherfassung von Zeiten einschränken
Verfügt der Mitarbeiter über das Recht "Mitarbeiter darf seine Arbeitszeiten selber erfassen", so kann der Mitarbeiter über das Smartphone Arbeitszeiten buchen oder nacherfassen.
Wenn der Dienstplaner sicherstellen möchte, dass bestimmte erfasste Arbeitszeiten nicht mehr geändert werden, kann er die Selbsterfassung abschließen. Diese ist für einen ganzen Arbeitsbereich oder pro Mitarbeiter möglich.
Dazu öffnet der Dienstplaner in den Ansicht Dienstplanung am gewünschten Tag das Kontextmenü der Spalte (alle Mitarbeiter des Arbeitsbereichs) oder eines bestimmten Mitarbeiters und wählt den Menüpunkt Selbsterfassung abschließen aus.

In der Mitarbeiter-Info erfährt der Dienstplaner, bis zu welchem Tag die Selbsterfassung für einen Mitarbeiter abgeschlossen ist.

Arbeitszeiterfassung einsehen

Der Dienstplaner kann sich die erfassten Arbeitszeiten im Dialog Dienstplanung ansehen.
Dazu wechselt der Dienstplaner in die Ansicht Bewertete Arbeitszeit.

Die bewerteten Arbeitszeiten werden nun im Dienstplan angzeigt, wie hier am Beispiel von Karin Buhl zu sehen:

In den Dienstdetails rechts neben dem Dienstplan werden für die selektierte Zelle die erfassten Dienste des Mitarbeiters ausgewiesen.
Die Dienstdetails können Sie über den Menüpunkt  Hauptmenü > Info/Hilfe > Dienstdetails einblenden. Oder gehen Sie über den Menüpunkt Mitarbeiter-Info im Kontextmenü des Mitarbeiters.

• Das Konto Arbeitszeit (AZ) summiert die Arbeitszeit eines Mitarbeiters für einen Zeitraum, typischerweise einen Monat oder eine Woche.
  Erfahren Sie mehr zum Thema Arbeitszeit im Artikel Wie wird die Arbeitszeit berechnet?
• Das Konto Sollarbeitszeit (Soll) berechnet die vertraglich geforderte Arbeitszeit eines Mitarbeiters für einen Zeitraum. Die Sollarbeitszeit wird in biduum im Reiter Mitarbeiter > Vertrag für eine Woche festgelegt und auf die Wochentage verteilt.
  Für Aushilfen wird häufig keine Sollarbeitszeit hinterlegt. In diesem Fall ist das Feld WAZ in Std. (Wochenarbeitszeit in Stunden) mit dem Wert 0 belegt.
• Das Konto Abweichung (Abw.) zeigt die Arbeitszeit (erfasst, sonst geplant) abzüglich der Sollarbeitszeit eines Mitarbeiters für einen Zeitraum. Es ist nur für Mitarbeiter mit einer Sollarbeitszeit relevant.
• Das Konto Saldo schließlich wird fortlaufend geführt. Es entspricht der Abweichung für einen Zeitraum, zuzüglich dem Übertrag der Abweichungen aus allen vorangehenden Perioden (ab dem Zeitpunkt, in dem ein Mitarbeiter im Dienstplan geführt wird).

Ein Beispiel:
Frau Anna Schmidt wurde zum 01.11.2019 in biduum mit einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden erfasst. Für die Arbeitstage Montag bis Freitag werden jeweils 8 Stunden gerechnet.

Die Ansicht PLAN/SOLL zeigt die Sollarbeitszeit pro Tag der Mitarbeiterin in den Zellen des Dienstplans. Bei 20 Arbeitstagen im November (der 1.11. ist eine Feiertag und hat keine Sollarbeitszeit) ergeben sich 160 Stunden für den Monat November, die unter dem Mitarbeiter angezeigt werden.
Der folgende Screenshot zeigt das Arbeitszeitkonto Soll zusammen mit einem Ausschnitt des Novemberdienstplans:

Sofern Sie nun als Startwert für das Zeitkonto unter Mitarbeiter > Vertrag den Wert 35 Std. eintragen, ergibt sich als Saldo für November die folgenden Berechnung:
Saldo = Übertrag + Arbeitszeit - Soll = 35 Std. + 0 Std. - 160 Std. =  -125 Std.  Das negative Saldo wird unterhalb des Mitarbeiters im Dienstplan angezeigt:

Zum Schluss wollen wir für Anna Schmidt noch den Novemberdienstplan schreiben. Frau Schmidt arbeitet an allen 20 Arbeitstagen (Montag bis Freitag ohne den Feiertag) im Dienst  F1, der mit 6 Stunden bewertet ist (von 6 Uhr bis 12:30 Uhr mit einer Pause von 30 Minuten). Daraus ergibt sich eine Arbeitszeit (AZ) von 120 Stunden für den November.
Die neue Abweichung für November wird folgendermaßen berechnet:
Abweichung (Abw.) = Arbeitszeit - Soll = 120 Std. - 160 Std. = -40 Std.

Für Anna Schmidt, die erst am 01.11 in biduum erfasst wurde, entspricht der Übertrag dem Startwert des Zeitkonts.
Das neue Saldo (bis Ende November) wird also wie folgt ermittelt:
Saldo = Übertrag + Arbeitszeit - Soll =  35 Std. + 120 Std. - 160 Std. =  -5 Std.
Saldo = Übertrag + Abweichung =  35 Std. - 40 Std. =  -5 Std.

Auszahlung vom Saldo:
Das Saldo eines Mitarbeiters können Sie im Dialog Dienstplanung im Hauptmenü   über den Menüpunkt Mitarbeiter > Konten bearbeiten.
Dazu können Sie pro Monat einen Korrekturwert auf dem Arbeitszeitkonto verbuchen. Die Korrekturbuchung sollten Sie immer kommentieren, damit Ihre Buchhaltung nachvollziehbar ist!

Sobald ein Mitarbeiter den Urlaub über das Mitarbeiterportal beantragt oder der Dienstplaner einen Urlaub einträgt, werden für den Zeitraum die Urlaubstage bewertet und auf dem Urlaubskonto verbucht.
Dabei wird in folgenden Fällen ein Urlaubstag benötigt, so dass sich der Resturlaub reduziert:

1. Der Urlaubstag wird gewertet, wenn eine  Arbeitszeit, auch Sollarbeitszeit vorliegt.
   Mehr dazu erfahren Sie im Artikel Wie wird die Arbeitszeit von Abwesenheiten bewertet.
2. Bei dem Mitarbeiter handelt es sich um eine Aushilfe, für die im Reiter Mitarbeiter > Vertrag keine Wochenarbeitszeit im Feld WAZ in Std. hinterlegt ist (im Feld steht der Wert 0).

Ein Beispiel:
Für den Zeitraum 31.10 bis 5.11 liegt für den Mitarbeiter Alfred Hermann ein Urlaubsantrag vor. Im Dienstplan stellt sich dieses wie folgt dar:
 

Der Zeitraum umfasst 6 Tage, die biduum mit 3 Urlaubstagen bewertet.
Der Mitarbeiter muss für Donnerstag, Montag und Dienstag einen Urlaubstag nehmen. Für den Freitag (Feiertag) und für das Wochenende werden keine Urlaubstage benötigt (die Zellen werden schraffiert dargestellt).

In unserem Beispiel berechnet biduum die Urlaubstage über die Sollarbeitszeitverteilung, die im Reiter Mitarbeiter > Vertrag hinterlegt ist:

Für die Tage Montag bis Freitag (mit Ausnahme von Feiertagen) wird also laut Arbeitszeitverteilung ein Urlaubstag benötigt.

Mehr Informationen zu den Urlaubszeiträumen der Mitarbeiter und ihrer Bewertung (Bew. UL) erhalten Sie im Panel Abwesenheiten Übersicht im Reiter Urlaub. Zu der Ansicht gelangen Sie im Dialog Dienstplanung über die Lasche Abwesenheiten und den Schalter Abwesenheiten Übersicht :


Urlaubskonto einsehen:
Das Urlaubskonto können Sie im Dialog Dienstplanung über den Schalter Mitarbeiterinfos anpassen einblenden, der sich im Kopf der Mitarbeiterspalte befindet:

Anschließend werden Resturlaub und Urlaubsanspruch pro Mitarbeiter im Dialog Dienstplanung angezeigt (die gleiche Information sehen Sie im Dialog Abwesenheitsplanung).

Bei einem negativen Resturlaub wird die Anzeige rot.
Außerdem können Sie das Urlaubkonto eines Mitarbeiters Dialog Dienstplanung im Hauptmenü   über den Menüpunkt Mitarbeiter > Konten bearbeiten.

Falls die Arbeitszeitbewertung der Abwesenheit eines Mitarbeiters in einzelnen Fällen nicht passt, können Sie diese individuell ändern.  Dazu reicht im Dialog Dienstplanung ein Klick auf die entsprechende Zelle. Über das Kontextmenü öffnen Sie die Abwesenheit und können die vorliegende Zeitbewertung überschreiben.

Weiterführende Themen:
Wie wird die Arbeitzeit von Abwesenheiten berechnet?

Im Dienstplan rechnen wir nur mit Arbeitszeit, da wir die Vergütung nicht kennen.
Deshalb müssen Sie die 450 € in eine maximale monatliche Arbeitszeit umrechnen.

In biduum können Sie diese im Bereich Max. Arbeitszeit in den Mitarbeiterdaten hinterlegen:

Die hinterlegte maximale Arbeitszeit wird bei der Dienstplanung von biduum stetig überprüft. Sollten Sie durch die Planung eines Diensts diese Zeit überschreiten, warnt biduum Sie mit einem Hinweis in der linken unteren Ecke. Außerdem wird die Arbeitszeit des Mitarbeiters in der Mitarbeiterliste rot markiert:

In den Dienstdetails können Sie kontrollieren mit wie vielen Stunden der Mitarbeiter überplant ist:

Navigieren Sie über die Navigationsleiste in den Bereich >>? > ABOUT BIDUUM<<.

Dort finden Sie unter Reiter >>Versionen<< die Versionshistorie. Alles Wissenswerte ist mit Veröffentlichungsdatum aufgelistet. Die einzelnen Punkte sind untergliedert in Neuerungen, Verbesserungen und Fehlerbehebungen.

Fehlt Ihnen eine Information oder möchten Sie uns Ihre Rückmeldung geben? Dann antworten Sie gerne auf diesen Beitrag oder schreiben Sie uns unter FAQ.

Wie bekommen Sie im Dialog Dienstplanung zwei oder mehrere Dienste in eine Dienstplanzelle?

Dafür haben Sie mehrere Möglichkeiten, je nachdem, ob Sie lieber mit der Maus oder der Tastatur arbeiten.

Mit der Maus

1.  Klicken Sie auf die blaue Lasche »Dienste« am rechten Rand, um die Dienste in der Seitenleiste anzuzeigen.
2. Um den ersten Dienst einzutragen, ziehen Sie diesen per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle im Dienstplan. Wenn Sie bereits die gewünschte Zelle im Dienstplan selektiert haben, genügt ein Klick auf den Dienst in der Seitenleiste.
3. Um weitere Dienste für diesen Tag und Mitarbeiter hinzuzufügen, klicken Sie auf die rechte Hälfte des Dienstes mit dem Mehrfach-Symbol .

Beachten Sie beim Klicken sowie bei Drag & Drop die Zweiteilung der Schaltflächen:

 Nutzen Sie die linke Hälfte, wenn Sie nur einen Dienst pro Tag planen. Steht bereits ein Dienst in der Zelle, wird dieser ersetzt. Nutzen Sie die rechte Hälfte , wenn Sie mehrere Dienste pro Tag und Mitarbeiter planen. Beim Klicken wird der Dienst zu bereits eingetragenen Diensten in der Zelle hinzugefügt.

Mit der Tastatur

Tragen Sie wie gewohnt einen Dienst ein, beispielsweise indem Sie den ersten Buchstaben eintippen und dann Ihre Auswahl in der Liste bestätigen.

Auch mehrere Dienste an einem Tag lassen sich, wie folgt, über die Tastatur eintragen:

Ist bereits ein Dienst in der Zelle enthalten, können Sie mit der Tastatureingabe einen weiteren ergänzen, indem Sie ein Plus voranstellen.

Beispiel: F1 steht bereits in der Zelle. Sie möchten S2 ergänzen. Tippen Sie lediglich +S2 ein. In der Zelle werden nun beide Dienste angezeigt. Sobald Sie die Zelle wechseln, erkennen Sie anhand des Symbols, dass mehrere Dienste eingetragen sind.

Auch in der Auswahlliste aller verfügbaren Dienste in der jeweiligen Zelle (»F2«), können Sie Dienste, die mit Plus beginnen (Beispiel »+F1«) den bestehenden Diensten in der Zelle hinzufügen.

Wenn Sie in eine leere Zelle gleich mehrere Dienste über die Tastatur eingeben möchten, tippen Sie die gewünschten Dienste mit Komma aneinandergereiht ein, etwa wie F1, S3 oder A1, A2, A3.

Dienstdetails

Um den Überblick zu behalten, welche Dienste genau in welcher Zelle eingetragen sind, informiert Sie die Seitenleiste »i« über die jeweils enthaltenen Dienste und deren Zeiten.

Mit Doppelklick auf eine Dienstplanzelle gelangen Sie direkt zu den Dienstdetails.

Gut zu wissen…

Die Mehrfachdienste werden auch in den verschiedenen Ansichten des Dienstplans sowie an weiteren relevanten Stellen in biduum berücksichtigt, gezählt und angezeigt. Dazu gehören beispielsweise die Besetzung, die Zeiterfassung oder der Dialog Dienstzeiten planen.

Der folgende Artikel leitet Sie hierbei an:

https://support.google.com/chrome/answer/3220216?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=de