Mit Besetzungen in der Dienstplanung arbeiten

[David Lelle]

biduum bietet Besetzungsvorgaben bzw. eine Sollbesetzung neben der Besetzungsplanung auch in der Dienstplanung. Diese Besetzungsvorgaben können Sie für eine Woche definieren und biduum wendet diese Definition dann – ab dem von Ihnen gewählten Datum – automatisch für die Zukunft an.

Zur Veranschaulichung sehen Sie nachfolgend Screenshots der wichtigsten Bedienelemente und Dialoge. Die einzelnen Funktionen erläutern wir Ihnen an einem Beispiel.

Hierfür setzen wir unsere Dienstplanung mit biduum in einer mittelalterlichen Gesellschaft ein. Dort gibt es 4 Stände bzw. Berufe, die wir als Einsatzmöglichkeiten abgebildet haben: Kaiser*in, König*in, Händler*in und Bürger*in.

Im Dienstplan gibt es 6 Personen, denen jeweils eine oder mehrere dieser Einsatzmöglichkeiten zugewiesen sind. Der Einfachheit halber werden diese Personen analog zu ihren Einsatzmöglichkeiten benannt:

Alle Personen leisten ausschließlich den Dienst F1 ("Frühdienst 1"). Und nun, ganz im Sinne der Geschichtenerzähler früherer Zeiten, direkt hinein ins Geschehen:

Zunächst müssen wir eine Besetzung definieren. Den Dialog dazu finden Sie im Hauptmenü unter Einstellungen > Besetzung definieren.

Im Dialog Besetzung definieren wählen wir das Datum, ab dem die Besetzung gelten soll. Anschließend legen wir die Dienste, Einsatzmöglichkeiten und die jeweilige Besetzung fest:

Hier können Sie für Feiertage eine abweichende Besetzung festlegen. Dazu aktivieren Sie den Schalter Feiertage berücksichtigen, um anschließend in der neuen Spalte für Feiertage eine abweichende Besetzung einzutragen.

Wir haben nun festgelegt, dass wir  montags (Mo) jeweils einmal Kaiser*in und König*in benötigen und jeweils zweimal Händler*in und Bürger*in.
Wie Sie in der Übersicht der Personen weiter oben sehen, können Kaiser*in und Händler*in laut Einsatzmöglichkeiten auch König*in bzw. Bürger*in sein. Um dies zu veranschaulichen, haben wir die Besetzungsvorgaben für Dienstag (Di), Mittwoch (Mi) und Donnerstag (Do) so angepasst, dass wir immer 6 Personen mit unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten benötigen.

Nachdem wir die Besetzung definiert und für unsere Personen den Dienst F1 in den Dienstplan eingetragen haben, erhalten wir folgendes Ergebnis:

Um Sie bei der Planung zu unterstützen, haben wir eine Automatik in biduum eingebaut, die anhand der definierten Besetzung (Sollbesetzung) die  passende Einsatzmöglichkeit einer Person zuweist, wenn Sie einen Dienst eintragen. biduum wählt dabei immer die Einsatzmöglichkeit mit der höchsten Priorität. Liegt keine Sollbesetzung für diese Einsatzmöglichkeit vor, so wird die nächsthöchste Einsatzmöglichkeit geprüft und so weiter.

In unserem Beispiel wählt biduum am Montag (1. Tag) automatisch die Einsatzmöglichkeit Kaiser*in für die Person Kaiser*in aus. Da am Dienstag (2. Tag) laut Sollbesetzung zwei König*innen und keine Kaiser*in benötigt werden, ordnet biduum an diesem Tag der Person Kaiser*in die Einsatzmöglichkeit König*in zu. Gleiches passiert am Donnerstag (4. Tag)  mit den Personen Händler*in 1 und Händler*in 2, welche an diesem Tag der Einsatzmöglicheit Bürger*in zugeordnet werden. 
An den Tagen Mittwoch und Donnerstag (3. und 4. Tag) haben wir eine Unterbesetzung für Händler*in bzw. Bürger*in (eine Gesamtbesetzung von 67%) . Ursache dafür ist, dass die Personen Kaiser*in und König*in nicht die Einsatzmöglichkeiten Händler*in oder Bürger*in übernehmen können.

Die automatisch zugewiesene Einsatzmöglichkeit können Sie in den Dienstdetails kontrollieren. Passende Einsatzmöglichkeiten werden von biduum mit einer grünen Hintergrundfarbe hervorgehoben:

Falls Ihnen eine automatische Zuweisung nicht gefällt oder Sie einer Person eine Einsatzmöglichkeit zuweisen möchten, über die diese nicht verfügt (laut Mitarbeiterverwaltung), können Sie dies natürlich tun. Dazu öffnen Sie für eine Zelle im Dienstplan (Person und Tag) das Kontextmenü und wählen den Menüpunkt Einsatzmöglichkeit zuweisen. Für die eingetragenen Dienste können Sie nun die Einsatzmöglichkeiten auswählen. Auch keine Einsatzmöglichkeit (F1 in der Auswahlliste) oder mehrere Einsatzmöglichkeiten sind zulässige Optionen:

 

Im Kontextmenü werden passende Einsatzmöglichkeiten grün hinterlegt.
Beachten Sie, dass Sie mindestens ein Element das Auswahlliste ankreuzen müssen. Andernfalls wird der Dienst entfernt.

Was passiert nun, wenn Sie an einem Tag eine Überbesetzung vorliegt? Dann zeigt Ihnen biduum die Überbesetzung durch eine rote Schrift in der Besetzung an. Gleichzeitig wird die Prozentanzeige rot eingefärbt:

Sollten Sie die Besetzung an einem Tag verändern wollen, können Sie dies über das Kontextmenü der Besetzung erledigen. Dort können Sie die Besetzungsvorgabe für Dienste mit einer Einsatzmöglichkeit ändern oder auch löschen:

Die geänderten Besetzungsvorgaben werden in der Anzeige in Fettschrift hervorgehoben.

Und falls Sie die Besetzungsplanung nutzen, haben wir zum Abschluss noch eine gute Nachricht. Die Vorgaben, die Sie mittels Besetzung definieren im Dialog Dienstplanung einstellen, gelten selbstverständlich auch für die Besetzungsplanung: