Genehmigung des Dienstplans

[Enno Tolzmann]

 

Konzept der Genehmigung des Dienstplans

In bestimmten Branchen und Betrieben (Kliniken, Sozialwesen, Rettungsdienst etc.) ist es verpflichtend oder üblich, dass ein Dienstplan vor seiner Veröffentlichung durch einen dazu berechtigten Mitarbeiter - typischerweise einen Vorgesetzten - genehmigt wird.

Der Vorgesetzte (Genehmiger) prüft dabei, ob der Dienstplan die verschiedenen betrieblichen, gesetzlichen, tariflichen und arbeitswissenschaftlichen Kriterien erfüllt, die Voraussetzungen für die Genehmigung darstellen.

In biduum können Sie die Genehmigungspflicht für die monatliche Dienstplanung für jeden Arbeitsbereich getrennt einstellen.
Ist die Genehmigungspflicht aktiviert, so ändert sich der Prozess der Dienstplanung.

Der genehmigte Dienstplan wird in der Software zusammen mit den Daten zum Genehmigungsantrag (Antragssteller, Zeitpunkt des Antrags, Kommentar) und zur Genehmigung (Genehmiger, Zeitpunkt der Genehmigung und Begründung) gesondert gespeichert.
Er kann insbesondere über den PDF-Bericht Dienstplanung > Genehmigung und Veröffentlichung mit der letzten veröffentlichen Fassung des Dienstplans verglichen werden.

 

Einstellung der Genehmigungspflicht

Die Genehmigungspflicht stellen Sie im Dialog Arbeitsbereich definieren ein.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Einstellung für einen bereits definierten Arbeitsbereich zu setzen:

1. Wählen Sie unter  Hauptmenü > Einstellungen den Menüpunkt Arbeitsbereich definieren aus. Der gleichnamige Dialog öffnet sich.
2. Drücken Sie für den Arbeitsbereich, deren Einstellungen Sie ändern wollen, den Schalter Bearbeiten . Der Dialog Arbeitsbereich bearbeiten öffnet sich.
3. Aktivieren Sie den Schalter Monatliche Genehmigungspflicht für diesen Arbeitsbereich. Passen Sie ggf. die Einstellung Genehmigung erforderlich bis ... Tage vor Planbeginn an Ihren Genehmigungsprozess an und drücken Sie Speichern.
   Die Genehmigung ist ab dem Folgemonat aktiv, sofern dieser noch nicht veröffentlicht wurde.

Berechtigungen

Anschließend müssen Sie noch in den Mitarbeiterdaten festlegen, welche Benutzer die Genehmigung des Dienstplans für den Arbeitsbereich durchführen darf.

Das Recht zur Genehmigung des Dienstplans eines Arbeitsbereiches kann nur an Mitarbeiter vergeben werden, die ebenfalls über das Recht zur Dienstplanung verfügen. Es kann allerdings an mehrere Mitarbeiter vergeben werden.

Um das Genehmigungsrecht zu vergeben, öffnen Sie für die gewünschten Mitarbeiter den Dialog Mitarbeiter bearbeiten und wechseln Sie auf den Reiter Berechtigungen. Dort setzen Sie auf der rechten Seite des Dialogs unter Dienstplanung erlauben für in der Tabelle die Berechtigung für den Arbeitsbereich in der Spalte Genehmigung.


 

Prozess der Dienstplanung bei aktiver Genehmigungspflicht

Wurde die Genehmigungspflicht für einen Arbeitsbereich aktiviert, so ändert sich der Planungsprozess:

1. Nach Fertigstellung des Dienstplans kann der Dienstplaner diesen nicht direkt veröffentlichen, sondern muss zunächst die Genehmigung anfragen (der Schalter wird anstellen von "Veröffentlichen" angezeigt).
   Solange die Genehmigungsanfrage läuft, kann der Dienstplan nicht geändert werden. Der Dienstplaner kann den Dienstplan wieder bearbeiten, wenn er den Vorgang zunächst über den Schalter Anfrage zurückziehen abbricht.
   Der Schalter Genehmigung anfragen öffnet den gleichnamigen Dialog. Hier kann der Dienstplaner über die Auswahlliste Genehmigungsverlauf einen Text eingeben und sich den Genehmigungsverlauf ansehen. Das Badge (Ziffer) neben dem Pfeilsymbol zeigt, wie viele Aktionen (Genehmigung anfragen, Genehmigung zurückziehen etc.)  im Rahmen des Genehmigungsvorgangs bereits durchgeführt wurden. Der Wert 0 bedeutet, dass dieses die erste Aktion ist und noch kein Genehmigungsverlauf existiert.
   
2. Die Genehmigung kann von einem dazu berechtigten Benutzer entweder erteilt oder abgelehnt werden. Erteilt ein Genehmiger die Genehmigung (Schalter Genehmigen ), so wird der Dienstplan automatisch veröffentlicht. Die Mitarbeiter können diesen dann im Mitarbeiterportal einsehen.
3. Lehnt ein Genehmiger die Genehmigung ab (Schalter Ablehnen ), so muss er diese Entscheidung begründen. Anschließend kann der Dienstplan vom Dienstplaner verbessert werden, um danach einen weiteren Genehmigungsanlauf zu nehmen.
   

Die folgenden beiden Sonderfälle sind zu beachten:

1. Sofern die Dienstplaner auch das Recht zur Genehmigung des Dienstplans besitzt, kann dieser Benutzer in einer Aktion den Dienstplan genehmigen und veröffentlichen. Die Genehmigungsanfrage entfällt in diesem Fall.
2. Wenn die Genehmigung nicht rechtzeitig erfolgt, wie im Feld Genehmigung erforderlich ... Tage vor Planungsbeginn festgelegt (siehe Screenshot des Dialogs Arbeitsbereich bearbeiten), kann der Dienstplaner den Dienstplan ohne Genehmigungsantrag veröffentlichen.

Benachrichtigungen

Der Genehmigungsprozess wird über Benachrichtigungen unterstützt.  Dazu muss zunächst im Dialog Mein Profil (Benutzerprofil) der relevanten Benutzer (Genehmiger) im Reiter Einstellungen die Benachrichtigung Genehmigung des Dienstplans aktiviert werden.
Ist dieses geschehen, so wird eine Benachrichtigung an alle zur Genehmigung berechtigten Mitarbeiter eines Arbeitsbereiches verschickt, sofern der Dienstplaner eine Genehmigungsanfrage für den Arbeitsbereich stelle.