Wie verwende ich offene Dienste bei der Planung?

[Enno Tolzmann]

Was sind offene Dienste?

Offene Dienste sind zu besetzende Dienste, die der Dienstplaner bei der Planung über das Mitarbeiterportal ausschreibt.
Mitarbeiter können sich über das Mitarbeiterportal auf offene Dienste bewerben, damit der Dienstplaner aus den Bewerbern die gewünschten auswählt.

Offene Dienste sollten Sie dann verwenden, wenn Sie den Mitarbeitern bestimmte Dienste nicht ohne Rücksprache zuweisen können oder wollen. Dies kann beispielsweise bei Diensten der Fall sein, die typischerweise von flexibel arbeitenden Aushilfen besetzt werden.

Wie schreibe ich offene Dienste aus?

In den Dialogen Besetzungsplanung und Dienstplanung können Sie offene Dienste ausschreiben.

Besonders gut wird diese Funktion in der Besetzungsplanung unterstützt.

Wenn Sie über einen Klick auf  eine Besetzung für einen Tag oder mehrere Tage hinzufügen, können Sie im Dialog Dienst mit Besetzung planen den Dienst als offen, also noch zu besetzen, ausschreiben.
 

Führen Sie folgende Schritte durch, um offene Dienste auszuschreiben:

1. Klicken Sie am gewünschten Tag in der Zeile Besetzung hinzufügen auf . Der Dialog Dienst mit Besetzung planen öffnet sich.
2. Wählen Sie den Dienst aus oder geben Sie die Arbeitszeit ein.
3. Wählen Sie eine Einsatzmöglichkeit aus, sofern von den Bewerbern gefordert (in unserem Beispiel Aushilfe (Service)).
4. Geben Sie die Anzahl der erforderlichen Mitarbeiter ein.
5. Setzen Sie den Schalter auf Offener Dienst ausschreiben.
6. Falls Sie eine Beschreibung eingeben, wird diese den Mitarbeitern im Mitarbeiterportal angezeigt.
7. Drücken Sie Übernehmen, um den Dialog zu verlassen. In der Besetzungsplanung wird der Dienst mit dem Symbol für offene Dienste dargestellt.
   
    
8. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 7 solange, bis Sie alle offenen Dienste erfasst haben.
9. Drücken Sie den Speichern-Schalter oben rechts in der Toolbar der Besetzungsplanung. Damit werden die Mitarbeiter über die ausgeschriebenen offenen Dienste informiert.

 

Im Dialog Dienstplanung schreiben Sie offene Dienste über die Anzeige der Besetzung unterhalb der Dienstplantabelle aus.

Sie können die in einer Zelle dargestellte Besetzung per Kontextmenü bearbeiten und als offenen Dienst ausschreiben. Dazu dient der Dialog Besetzung am ... mit dem Feld Besetzungsvorgabe und dem Schalter Offener Dienst ausschreiben.

Die offenen Dienste werden in der Besetzungsanzeige mit dem entsprechenden Symbol gekennzeichnet.

Hinweis: Beachten Sie, dass die Funktionalität der offenen Dienste in der Dienstplanung eingeschränkt ist. Wenn Sie auf den Menüpunkt  Hauptmenü > Planung > Offene Dienste klicken, um beispielsweise die Bewerber auszuwählen, wechselt das System deshalb immer in die Besetzungsplanung.

Welche Mitarbeiter können sich auf offene Dienste bewerben?

Zunächst können sich nur Mitarbeiter bewerben, die das Mitarbeiterportal nutzen und außerdem über die erforderliche Berechtigung verfügen. Im Reiter Mitarbeiterverwaltung > Berechtigungen können Sie für jeden Mitarbeiter eine passende Einstellung vornehmen.


Außerdem können sich nur Mitarbeiter auf einen offenen Dienst bewerben, die zusätzlich folgende Bedingungen erfüllen:

1. Die Mitarbeiter sind für den Arbeitsbereich vorgesehen, in dem der Dienst ausgeschrieben wurde.
2. Die Mitarbeiter erfüllen die Einsatzmöglichkeit, die ein offener Dienst voraussetzt.

Wie bewerben sich Mitarbeiter auf offene Dienste?

Wenn offene Dienste ausgeschrieben wurden, erhalten die infrage kommenden Mitarbeiter eine Nachricht per E-Mail oder über das Mitarbeiterportal. Ein Benutzer kann die Benachrichtigungen zu offenen Diensten im Mitarbeiterportal im Reiter Mein Profil > Einstellungen konfigurieren.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Über den Menüpunkt Offene Dienste gelangt ein Benutzer in den gleichnamigen Dialog. Hier werden die "passenden" offenen Dienste dem Mitarbeiter in einer Liste angezeigt. In unserem Beispiel wird die Einsatzmöglichkeit Aushilfe (Service) gefordert. Die einzelnen offenen Dienste kann der Mitarbeiter durch Klick auf den Pfeil aufklappen, um sich Details wie beispielsweise die Beschreibung anzusehen oder eine Nachricht an den Dienstplaner zu schicken. Für die Bewerbung genügt dem Mitarbeiter ein Klick auf den Schalter Bewerben. Mit Zurückziehen kann der Mitarbeiter eine fehlerhafte Eingabe korrigieren.

In der Spalte Status sieht der Mitarbeiter den Bearbeitungsstatus der Anfrage. Nach Klick auf Bewerben wechselt der Status von offen auf angefragt.

Wie werde ich bei der Auswahl der Bewerber von biduum unterstützt?

In der Besetzungsplanung können Sie auf einen Blick erkennen, für welche Dienste Bewerbungen vorliegen. Das Symbol für offene Dienste wechselt von der Farbe Blau auf Grün, sobalb eine Bewerbung für einen offenen Dienst an einem Tag vorliegt.

Über den Menüpunkt Hauptmenü > Planung > Offene Dienste gelangen Sie in den Dialog Offene Dienste.
Der Dialog zeigt Ihnen tabellarisch die offenen Dienste zusammen mit den vorliegenden Bewerbungen.
In der Zusammenfassungszeile können Sie für jeden offenen Dienst auf einen Blick erkennen, wie viele Bewerbungen vorliegen und ob eine Besetzung bereits erfolgte.

Durch Klick auf den Pfeil öffnen Sie eine Zeile, um sich die Liste der Bewerber für den offenen Dienst anzusehen.
Hier können Sie über den Schalter Bewerber akzeptieren Mitarbeiter auf den offenen Dienst besetzen. Dabei werden für jeden Bewerber folgende Stammdaten als Entscheidungsunterstützung angezeigt:

• Name des Bewerbers
• Bisher geplante Arbeitszeit des Bewerbers in der Woche, in der der offene Dienst liegt (AZ)
• Bisher geplante Arbeitszeit am Tag des offenen Dienstes (Tag) und
• Vertragliche Wochenarbeitszeit (WAZ)

Durch einen weiteren Klick in einer Mitarbeiterzeile auf den Öffnen-Pfeil erhalten Sie Detailinformationen zum Mitarbeiter, wie beispielsweise seine Einsatzmöglichkeiten. Außerdem werden Ihnen die Nachrichten des Mitarbeiters zur Bewerbung angezeigt.

Wenn Sie eine Bewerbung auf einen offenen Dienst akzeptieren, wird der entsprechende Dienst in der Besetzungsplanung mit dem Bewerber besetzt. Ein vollständig besetzter Dienst wird außerdem nicht mehr als offener Dienst angezeigt (das Symbol wird entfernt).


Sie können nun die Bewerbungen für alle offenen Dienste durchgehen und die Dienste mit Mitarbeitern besetzen.
Hinweis: Erst durch das Veröffentlichen des Plans    (in Verbindung mit Speichern) werden die Bewerber über Ihre Entscheidung informiert. Wurde die Bewerbung eines Mitarbeiters von Ihnen angenommen (Schalter Bewerber akzeptieren), so wechselt im Mitarbeiterportal der Bewerberstatus für den Mitarbeiter von angefragt auf akzeptiert.